Ошибки бизнеса. Описание бизнес-процессов

Ситуация из жизни реального бизнеса. Хозяева производственно-строительной компании, в которой работает около 200 человек решили навести порядок в управлении и сделать описание бизнес-процессов. 

Основная цель: повышение прибыли.

Способ достижения: систематизация бизнеса, описание и оптимизация бизнес-процессов.

Исполнители: нанятые консультанты с участием руководителя и сотрудников компании.

Консультанты предложили выполнить работу по стандартной схеме: сначала провести аудит, оценить ситуацию, а потом разработать способы решения и внедрить их.

Что консультанты сделали правильно:
  1. Очень тщательно подготовили сотрудников и руководство к изменениям. Применялись и массовые совещания, и рассылки, и методы психологического воздействия на персонал и руководителей. В итоге работники компании действительно поверили в то, что изменения необходимы и сделают жизнь компании лучше. На старте работы отмечалась высокая вовлеченность персонала в процесс изменений.
  2. Заручились полной поддержкой руководства. Руководство компании включило зеленый свет и поддерживало во всем, что происходит. Кроме того, руководство было полностью вовлечено в процесс изменений.  
  3. Борьба с сопротивлением изменениям в ходе всего проекта велась беспощадно. Работали отдельно с каждым, кто был против изменений.  
Ошибки консультантов:
  1. Оценка текущей ситуации в компании проводилась хаотично и не системно. Один и тот же документ запрашивался консультантами для анализа иногда по 5-6 раз. Они просто теряли скачанные файлы или забывали что уже посмотрели тот или иной регламент.
  2. Работа по оптимизации бизнеса не была спланирована. Конечно, в договоре с консультантами был график работ, и даже довольно подробный… Но участие именно сотрудников компании никто в планах работы не предусмотрел. Загруженные основной работой на 100%, а иногда и на 120% руководители подразделений вынуждены были заниматься вопросами развития компании и тратить на это по 2-3 часа в день, которые не были запланированы.
  3. Работа по описанию бизнес-процессов проводилась изолированно от других управленческих процессов. Например, параллельно пытались ввести систему KPI для сотрудников (об этом напишу отдельную статью). Между собой консультанты действия не согласовывали и, порой, противоречили друг другу.
  4. Никто не пытался описать бизнес-процессы как есть. И описать их как должно быть. Вместо этого, создавался некий гибрид текущей ситуации и планируемых улучшений. 
  5. Описание бизнес-процессов начали… с середины процессов. Когда описали, выяснилось, что нужно все эти процессы между собой соединить в единую систему, а они не стыкуются. Нельзя стыковать нестыкуемое. Но консультантов это не остановило и они, упорно, почти три месяца подряд, безуспешно пытались стыковать описанные бизнес-процессы между собой. Не получилось.
  6. Само описание каждого бизнес-процесса (кроме процессов “Управления проектами”, которые описывал адекватный приглашенный эксперт) оставляло желать лучшего. Процессы, порой, начинались с действий без “входов” и не оканчивались “выходами”. Обычным делом были “стрелки в никуда”, и невнятные действия, не приносящие никакого результата.
  7. Во всех проблемах “процесса изменений” консультанты обвиняли исключительно персонал компании. “Люди у вас ленивые, злые и просто саботажники”. Перегруженные работой и сверхзадачами по оптимизации бизнеса работники, конечно, уставали, злились и иногда готовы были саботировать процесс. 
Описание бизнес-процессов
Что было дальше:

Грамотные руководители быстро “раскусили” консультантов. Некоторые пытались показать руководству, что на самом деле происходит. Но руководство будто не видело ошибок консультантов. Некоторые уволились, часть старалась игнорировать консультантов, кто-то из все-таки поддерживал. Длилась эта трагикомедия примерно два года. Уставшие руководители и сотрудники в большинстве уже через год такой работы “в штыки” воспринимали все, что предлагали консультанты. даже если это были действительно полезные вещи (а такие встречались, например, обучение работе в новой программе, которая облегчила и упорядочила бы планирование проектов).

Это все не было бы так грустно, если бы было просто шуткой или “кейсом из книжки”. Но, к сожалению, это реальная ситуация из жизни реального бизнеса.

Добавить комментарий